Integritetspolicy – personalintranätet
Här beskriver vi vilka personuppgifter intranätet behandlar, varför, hur länge de sparas och vilka rättigheter du har. Sammanfattning på vanlig svenska – den fullständiga policyn finns hos HR.
Vem behandlar dina uppgifter
Personuppgiftsansvarig är Ur & Penn. Drift och teknisk support av intranätet sköts av IT på uppdrag av Ur & Penn. Du når databehandlingsfrågor via din närmaste chef eller HR.
Vilka uppgifter behandlas
Namn och arbetsuppgifter (hämtas från personalsystemet), ditt arbetskonto och behörigheter, inlägg, kommentarer, bilder och reaktioner du själv publicerar, profilbild och bakgrundsbild, inloggningar och sidbesök samt vilka nyheter du läst.
Syfte och rättslig grund
Intranätet används för intern kommunikation och samarbete inom Ur & Penn. Behandlingen sker för att fullgöra ditt anställningsavtal och arbetsgivarens legitima intresse av intern information – inte för marknadsföring eller automatiserat beslutsfattande. Uppgifterna lämnas aldrig ut till tredje part i marknadsföringssyfte.
Bilder på dig (fotoläge)
Din profilbild visas bara för kollegor och bara med ditt samtycke. Du aktiverar/avaktiverar fotoläge under Profil → Fotoläge. Utan samtycke visas en neutral initial-avatar i stället. Du kan när som helst ändra eller ta tillbaka samtycket – då visas bilden inte längre.
Hur länge sparas uppgifterna
Innehåll du publicerar sparas tills du eller en administratör tar bort det. Profilbilder sparas medan fotoläge är på; när samtycket dras tillbaka visas bilden inte längre. Inloggnings- och besöksloggar sparas för säkerhet och felsökning och raderas när en raderingsbegäran verkställs, eller enligt de lagringstider som beskrivs i den fullständiga policyn hos HR. När en anställning upphör visas den avgångna medarbetarens innehåll inte längre i flödet.
Dina rättigheter
Du har rätt att få ut/registerutdrag av dina uppgifter, rätt att få fel rättade, rätt till begränsning av behandlingen, rätt att invända mot behandling som grundas på vårt berättigade intresse, rätt till dataportabilitet samt rätt att bli raderad (”rätten att bli glömd”). En radering tar bort dina inlägg, bilder, reaktioner och loggar – vissa rader raderas dock omedelbart medan publicerat innehåll markeras som borttaget så att det inte kan återställas. Begäran lämnas till HR via din chef; en administratör verkställer den.
Kontakt och klagomål
Frågor om personuppgifter: vänd dig till din chef eller HR. Du kan även klaga till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY).